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FERRAMENTAS 

Ferramentas simples e gratuitas para conhecer, organizar e fortalecer o seu negócio, dos primeiros registos ao planeamento de novos investimentos.

Gerir um negócio significa tomar decisões todos os dias: quanto produzir, o que comprar, que preço cobrar, quando pagar. Sem registos, essas decisões acabam por depender da memória, e isso tem um custo: falta de liquidez, desperdício, preços mal calculados e dificuldade em planear o crescimento.
 

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​A experiência da Multiplica Social em São Tomé e Príncipe mostrou que a cultura de registo se constrói com tempo e ferramentas certas. Por isso, disponibilizamos gratuitamente cinco ferramentas práticas para apoiar a gestão de micro, pequenas e médias empresas, da mais básica à mais avançada. Comece pela que responde ao seu desafio atual e avance ao seu ritmo.

1

Registo de Produção, Receitas e Despesas

O desafio: Muitos negócios registam as suas operações de forma informal, pontual ou apenas com base na memória. As vendas podem ser confundidas com dinheiro recebido, as despesas com pagamentos realizados e as quantidades produzidas nem sempre são acompanhadas.

 
O que pode acontecer quando não existem registos consistentes?

 A empresa pode ter dificuldade em saber:

  • quanto produziu, vendeu, recebeu ou gastou;

  • quanto ainda tem por receber de clientes;

  • quanto ainda deve a fornecedores;

  • se as receitas são suficientes para cobrir as despesas;

  • onde existem perdas ou desperdícios de produção.

 Sem esta informação, torna-se mais difícil avaliar a saúde do negócio e tomar decisões com base em dados.

 

A solução: A ferramenta de Registo de Produção, Receitas e Despesas permite registar diariamente:

  • quantidades produzidas e eventuais perdas;

  • produtos e serviços vendidos;

  • vendas recebidas e valores ainda por receber;

  • despesas pagas e valores ainda por pagar;

  • formas de recebimento e pagamento;

  • resultados mensais das operações e movimentos de caixa.
     

 É o ponto de partida recomendado para empresas que ainda não mantêm registos sistemáticos.

2

Fluxo de Caixa

O desafio: Uma empresa pode realizar vendas e, ainda assim, não ter dinheiro disponível para pagar salários, fornecedores ou outras obrigações. Isto acontece porque vender não significa necessariamente receber no mesmo momento.
 

 O que pode acontecer quando o fluxo de caixa não é acompanhado?

A empresa pode:

  • assumir compromissos sem ter dinheiro disponível;

  • atrasar pagamentos importantes;

  • utilizar receitas futuras para resolver problemas imediatos;

  • desconhecer períodos de maior pressão financeira;

  • recorrer a financiamento de emergência;

  • confundir lucro com disponibilidade de caixa.

 

A solução: A ferramenta de Fluxo de Caixa ajuda a acompanhar:

  • saldo inicial;

  • recebimentos e pagamentos;

  • saldo final;

  • movimentos mensais;

  • necessidades de caixa nas semanas seguintes;

  • períodos em que o saldo poderá tornar-se negativo.

 

Ao antecipar entradas e saídas, a empresa pode preparar-se melhor para cumprir as suas obrigações e evitar problemas de liquidez.

3

Controlo e Planeamento
de Stock

O desafio: Quando o stock não é acompanhado regularmente, torna-se difícil saber o que existe, o que foi vendido ou utilizado e quando é necessário voltar a comprar.
 

 O que pode acontecer quando o stock não é controlado?

A empresa pode enfrentar:

  • falta de produtos em momentos de procura;

  • perda de vendas e clientes;

  • compras excessivas;

  • mercadoria parada, danificada ou fora de validade;

  • dinheiro imobilizado em produtos que não vendem;

diferenças entre o stock registado e o stock existente.

 

A solução: A ferramenta de Controlo e Planeamento de Stock permite:

  • registar entradas, saídas e ajustes;

  • acompanhar a quantidade disponível de cada produto;

  • estabelecer níveis mínimos;

  • identificar produtos que precisam de reposição;

  • apoiar o planeamento das próximas compras;

  • reduzir ruturas, excesso de stock e desperdício.

4

Formação de Preços

O desafio: Muitos negócios definem os preços com base apenas no preço da concorrência, numa margem aproximada ou no custo principal do produto. Custos como transporte, embalagem, energia, renda, salários e perdas podem ficar de fora.
 

O que pode acontecer quando o preço não cobre todos os custos?

A empresa pode:

  • vender sem gerar uma margem suficiente;

  • perder dinheiro em cada venda sem perceber;

  • ter dificuldades em pagar os custos fixos;

  • aplicar descontos que tornam a venda insustentável;

  • praticar preços demasiado elevados ou pouco competitivos.

 

A solução: A ferramenta de Formação de Preços ajuda a:

  • calcular os custos diretos de cada produto ou serviço;

  • distribuir os custos fixos mensais pelas unidades esperadas;

  • calcular o custo total por unidade;

  • aplicar a margem desejada;

  • estimar um preço recomendado;

  • comparar o preço atual com o custo e o preço recomendado;

  • compreender a diferença entre margem e markup.

 

O preço calculado é uma referência de gestão e deve ser analisado em conjunto com a procura, a concorrência, a qualidade e a capacidade de pagamento dos clientes.

5

Estudo de Viabilidade

O desafio: Antes de iniciar ou ampliar um negócio, é necessário compreender quanto dinheiro será necessário, de onde virá o financiamento e se a atividade poderá gerar caixa suficiente para funcionar e pagar eventuais empréstimos.
 

 O que pode acontecer quando um investimento não é devidamente planeado?

A empresa pode:

  • subestimar o valor necessário para começar;

  • esquecer a necessidade de uma reserva inicial de caixa;

  • assumir prestações superiores à sua capacidade;

  • sobrestimar vendas ou subestimar custos;

  • ficar sem liquidez antes de o investimento gerar retorno;

  • investir num projeto que não recupera o capital no período esperado.

 

A solução: A ferramenta de Estudo de Viabilidade permite:

  • calcular as despesas iniciais e a reserva de caixa;

  • identificar as fontes de financiamento;

  • calcular o financiamento ainda necessário;

  • projetar vendas, custos e geração de caixa por cinco anos;

  • estimar prestações e acompanhar o saldo do empréstimo;

  • calcular o ponto de equilíbrio;

  • avaliar a capacidade de pagamento;

  • estimar quando o investimento poderá ser recuperado;

  • testar um cenário prudente com vendas inferiores e custos superiores.

 

Esta é a ferramenta mais avançada do conjunto e deve ser utilizada quando a empresa já possui estimativas razoavelmente fiáveis sobre preços, vendas e custos.

Por onde começar?

 

Se ainda não mantém registos regulares, comece pela ferramenta de Registo de Produção, Receitas e Despesas. À medida que os dados se tornam mais consistentes, poderá utilizá-los nas restantes ferramentas:
 

1. registar as operações;

2. controlar o dinheiro disponível;

3. acompanhar o stock;

4. confirmar se os preços cobrem os custos;

5. avaliar novos investimentos.

 

Recursos gratuitos para uma gestão mais informada

 

Todas as ferramentas:

  • são disponibilizadas gratuitamente como bens públicos;

  • estão preparadas em STN;

  • incluem instruções e exemplos;

  • distinguem os campos a preencher dos cálculos automáticos;

  • foram concebidas para utilização por empresas de diferentes setores;

  • podem ser adaptadas à realidade de cada negócio.

 

O desenvolvimento destas ferramentas como bens públicos foi financiado pela Multiplica Social, Organização Não Governamental para o Desenvolvimento portuguesa.

 

Nota: As ferramentas apoiam a gestão empresarial, mas não substituem a contabilidade formal, o aconselhamento fiscal, a análise de crédito ou a validação por um profissional qualificado.

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